Servicio — Automatización de procesosPrimero se mide, después se automatiza
Automatizar lo que te roba horas
Integraciones entre las herramientas que ya usáis —ERP, CRM, correo, hojas de cálculo— y agentes de IA para el trabajo que antes pedía leer y decidir. Primero se mide cuántas horas se van; después se automatiza, y se vuelve a medir.
Condiciones
- Plazo
- Por proceso: se automatiza uno, se mide, y se pasa al siguiente.
- Precio
- Por proyecto, cerrado por escrito antes de empezar.
- Herramientas
- Las que ya tenéis. Cambiar de ERP o de CRM casi nunca es el primer paso.
Todas las empresas tienen un proceso que alguien hace a mano porque siempre se ha hecho así: copiar pedidos del correo al ERP, pasar datos de un PDF a una hoja de cálculo, preparar el mismo informe cada lunes, avisar a mano a quien tiene que aprobar algo. Cada uno roba pocas horas. Sumados, un puesto de trabajo.
Automatizar no empieza por la herramienta. Empieza por medir: cuántas veces pasa, cuánto tarda y cuánto cuesta cuando sale mal. Eso decide qué se automatiza primero —lo que más devuelve, no lo que más luce— y permite saber después si ha funcionado.
Para quién es
- Administración y finanzas que introducen a mano facturas, albaranes o pedidos.
- Ventas que prepara cada presupuesto partiendo de cero.
- Operaciones y logística que coordinan por correo y teléfono lo que podría avisarse solo.
- Empresas con un CRM que nadie actualiza porque exige teclear lo que ya está en otro sitio.
Qué automatizamos
Que las herramientas se hablen. ERP, CRM, tienda, correo y hojas de cálculo conectados por sus APIs: Odoo, Holded, HubSpot, Salesforce, Shopify, Google Workspace, Microsoft 365 o el que uséis.
Leer lo que llega en PDF. Facturas, albaranes, pedidos y formularios: se extraen los datos, se comprueban y se dan de alta donde toca. Lo que no cuadra, se aparta para revisar.
Aprobaciones y avisos sin perseguir a nadie. Quién tiene que aprobar qué, cuándo se le avisa y qué pasa si no responde. Con registro de todo.
IA para lo que pide criterio. Clasificar correos, preparar respuestas, redactar un presupuesto a partir de una petición. Siempre con una persona antes de lo que tiene consecuencias.
Implantado y alimentado solo. Un CRM útil es el que se rellena sin teclear: se conecta al correo, a la web y a la facturación para que los datos entren por sí mismos.
Horas antes y después. Cada automatización se mide contra el punto de partida. Si no ahorra lo previsto, se dice y se corrige.
Qué se entrega
- La medición del proceso antes de tocarlo: veces al mes, tiempo y errores.
- La automatización en producción, con registro de lo que hace y aviso cuando algo falla.
- La misma medición después, para saber cuánto ha devuelto.
- Documentación para que vuestro equipo pueda cambiarla sin depender de nosotros.
Lo que nos preguntan
- ¿Qué procesos conviene automatizar primero?
- Los que se repiten muchas veces, siguen reglas claras y cuestan caro cuando salen mal: introducir pedidos o facturas, conciliar pagos, preparar informes periódicos. Los que dependen de criterio también se pueden ayudar con IA, pero van después, cuando lo básico ya funciona.
- ¿Hay que cambiar de ERP o de CRM?
- Casi nunca como primer paso. La mayoría de herramientas actuales tienen API, y conectar lo que ya hay es más barato y más rápido que migrar. Si el diagnóstico concluye que una herramienta es el problema, se dice con números.
- ¿Usáis Zapier, Make o n8n?
- Cuando bastan, sí: son rápidos de montar y fáciles de mantener para flujos sencillos. Cuando el volumen, el coste o la lógica los desbordan, se escribe código. La elección se explica, y el sistema no queda atado a una plataforma.
- ¿Qué pasa si el proceso cambia?
- Se cambia la automatización. Por eso se entrega documentada y, si se quiere, con mantenimiento mensual: una automatización que nadie sabe tocar acaba desactivada en el primer cambio de proveedor.
Cómo se contrata
Todos los servicios siguen el mismo recorrido: un diagnóstico breve, la construcción con entregas cada semana y, si se quiere, el mantenimiento.
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